外貿資訊-外貿新手常犯的N個錯誤經典賞析
這兩天，剛好看了曾仕強先生的《人性管理》一書，感觸頗深。對於新人的錯誤，要允許他們犯錯誤，因為，我們不能落入中國人的怪圈——多做多罵，少做少罵。 但是不能放過他們所犯的錯誤，因為“一個年輕的員工跟隨老闆，是把一生最寶貴的青春交給你，當領導的不可以耽誤人家。如果年紀輕輕就開始跟隨一個老闆，過 些年後錢沒有賺到，又學了一身壞習慣，這樣的老闆完全沒有良心。”——希望這句話能與所有的領導和員工共勉。
這兩年來，也帶過若干的新手，引領他們入了外貿之門。帶新手，快樂並痛苦著。新人可以帶給你很多成就的感覺，也會無端地為你平添幾分煩惱和惱怒的理由。然而，細想之下，誰不是由新人這般經歷過來的呢？
為此，將新手們所出現過錯誤整理出來，以饗讀者。
[報 關品名和海關編碼]：很多時候，新手是國際貿易專業出身，也學過單證的課程，於是總認為自己對這個問題很早就會操作了。更有新手認為，品名和海關編碼都是 自己定的，沒有什麼問題。2005年，公司的業務助理未徵求主管意見擅自填寫海關編碼，導致人民幣6000多退稅金額損失。
很多新人不知道為什麼對報關品名有要求，最主要的原因是因為報關的品名必須與能開具的增值稅發票中的品名要保持一致，對新手操作的單子，經常要與工廠商量更改發票名稱的事情，為此不知道要無故花費很多的時間和精力。
[數位錯誤]：在實際操作中，報關金額與交單的INVOICE金額時常會有所出入，這點相信大家都明白。新手在這點上如果沒有概念，也情有可原，但是如果在製作單據的時候沒有徵求主管的意見，那麼就是你的錯誤了。
然而，在我的操作過程居然發生過非常低級的錯誤——我的助理將報關發票金額中的小數點往後多移了一位，即原先1.2萬美金變成了12萬美金，這將足足多用去我10萬多的外匯額度。
[忽 略退稅日期]：目前的政策是出口之日起90天內辦理退稅手續。但是，實際操作中，很多貨代會在2個月之後也無法把核銷單和報關單退回公司。通常情況下，我 們按照退單的品名指令工廠開票。記得有一次，貨代在出口80天的時候才將單據退還我司，我們收到的時候已經是9月31日，第二天就是國慶日了。最麻煩的 是，工廠說月底的票已經開完了，只能等月初過了國慶日！慶倖的是，剛好因為國慶日，退稅局的辦理時間延後。總結：一個字“懸”！時間只有差了1天。
[形 式發票錯誤]：由於和工廠關係緊密，此外，以工廠的名義更容易取得客人的信任。時常我們的業務員會以工廠的名字對外洽談業務接單，期間，有一次業務員在開 形式發票的時候，公司的抬頭使用了工廠的名義，而在形票的銀行資訊中填寫了自己公司（外貿公司）的帳號和姓名。事情的發展是，客人在他們的信用證中的受益 人卻是工廠的名字，帳號卻是外貿公司的。結果，工廠貨完成了，卻遲遲不能發出，因為我們只能要求客人進行改證，耽擱了雙方許多時間進行溝通和解釋。同時， 恰巧美國對該國進行制裁，客人只能從其他銀行重新開證和更改受益人。
如果業務員在製作單證的時候，保持內容的一致性，那麼絕對可以防止客人開錯名稱的意外發生，也給雙方的交易帶來許多便利，最主要的節約了時間成本。
[訂 艙錯誤]:助手在安排出運貨物訂艙時，時常會忽略該訂單是否需要轉船、是否直航，甚至會出現錯誤的船公司。具體的案例：某義大利客人的指定船公司是 BLUE ANCHOR的船，下單後客人也把該船公司的聯繫方式以及提單的影本傳給我們。當我們電話聯繫是，被告知這個電話原來是長榮的，現在搬遷了。因為助手不 知道客人指定的船公司的中文，於是把長榮[EVERGREEN]就默認為我們需要的船公司，因為，或許他也就知道長榮這一家船公司。可是，事情發展總是那 麼的巧合！義大利客人居然和長榮也有約號，於是，以後訂艙安排貨運的一切事情都變得非常合乎常理。這個錯誤，一直到給客人確認提單時才發現！隨後的一系列 麻煩和補救措施就不在此贅述了。總結：知之為知之，不知為不知，千萬不要不懂裝懂，馬虎應付外貿的任何一個環節！
[下單錯誤]：這個錯誤是新手和老手均會發生的錯誤。這樣的錯誤，讓人痛心疾首、懊惱不已！
業 務員將客人的下單文件與我討論，因為其不是很明白客人的裝箱要求。由於美國客人所寫的，是非常典型的美國人邏輯思維方式，新手看不懂也屬於正常。於是，我 們就搞了一個頭腦風暴，全體徹底討論這個CASE。事後，我想應該沒有問題了。可是，事情總是給我們太多的意外！客人收到貨物後，非常傷心——認為我們工 廠傷害了他！起初收到他的投訴，我們還是以為他們是挑剔。後來，仔細一查，才發現，原來給工廠的定單中，她居然把混裝的要求，寫成了“不要混裝”！這麼好 的客人，估計再也沒有辦法挽回了！
總結：思路混淆，粗心大意，造成的代價是血的代價！
[財務概念不清]：新手時 常會犯“糊塗”，尤其面對財務問題的時候。其一，帳目不清。有業務員居然將貨款多支付8000元給工廠，要知道總貨款方才32000元，雖然該定單持續的 週期為2個月；其二，該出口後，居然報關的時候又少報美元金額（因為客人一部分是TT，一部分是LC），從而導致開票的金額與公司銀行的匯款金額不相符。 那麼，不開票的部分必須於私人帳戶支付，如此，就又涉及到工廠不開票應退的稅款問題。
